Serie Teil 2: Digitalisierung von Geschäftsprozessen im Rechnungswesen

Digitale Buchführung – Im zweiten Teil unserer Serie erklären wir, was hinter dem Begriff „digitale Buchführung“ wirklich steckt. Lesen Sie im Nachfolgenden, wie digitale Prozesse Ihren Arbeitsalltag erleichtern können.

Der Begriff „digitale Buchführung“ bezeichnet unter anderem einen Prozess, bei dem die Zusammenarbeit zwischen dem Unternehmen, für das die Buchführung erstellt wird, und der Kanzlei, die die Buchführung für das Unternehmen erstellt, losgelöst von papierbasierten Belegen auf Basis digitaler Belege erfolgt. Den wesentlichen Kern des Prozesses bildet also der digitale Belegtransfer, für dessen Übermittlung mittlerweile überwiegend E-Mails oder Web-Portale verwendet werden. Bis vor wenigen Jahren kam auch dem Fax eine große Rolle zu, was jedoch durch online Lösungen verdrängt wurde. Unabhängig vom Übermittlungsweg kann im Rahmen der digitalen Buchführung der Belege originär in digitaler Form vorliegen (z.B. als elektronische Rechnung) oder als sogenanntes Digitalisat insbesondere durch einen vorangegangenen Scan-Vorgang eines originär in Papierform vorliegenden Belegs bestehen. Der Gesamtprozess der digitalen Buchführung vollzieht sich nach folgendem Schema:

  • Gegebenenfalls Digitalisierung des Belegs
  • In dessen Anschluss verbleiben die Originalbelege im Unternehmen
  • Übermittlung des digitalen Belegs in die Kanzlei
  • Buchung der Belege in der Kanzlei
  • Dort wird ein vollständiges digitales Belegarchiv erstellt
  • Erstellung von Auswertungen über die Buchführung

Anders als im Rahmen der digitalen Buchführung ist die Buchführung der Gegenwart insbesondere kleiner und mittlerer Unternehmen derzeit durch das überwiegende Sammeln und Ordnen von Papierbelegen gekennzeichnet. Die Belege werden dann in einem an den Anforderungen des Unternehmens und der Kanzlei abgestimmtes Ablagesystem (geordnete Belegablage) abgelegt und in sogenannten Pendelordnern in regelmäßigen Turnus (wöchentlich, monatlich, quartalsweise) in die Steuerberatungskanzlei gebracht und dort gebucht.

In der Steuerberatungskanzlei werden für Nachweiszwecke Kopien der Dokumente erstellt, nach Abschluss des Erfassungsprozesses werden die Belege durch den Unternehmer abgeholt oder an diesen übersendet. Auf Basis des Stands der Buchführung werden steuerlich relevante Daten (z.B. Umsatzsteuer-Voranmeldung) an die Finanzverwaltung übermittelt sowie Betriebswirtschaftliche Auswertungen oder der Jahresabschluss aufbereitet.

Die Buchführung der Gegenwart ohne Einbindung digitaler Prozesse ist mit etlichen Nachteilen verbunden. Als wesentlicher Punkt ist hierbei definitiv der Zeit- und Kostenaufwand, der mit dem Sortieren und dem Transport der Belege aus dem Unternehmen zum Steuerberater und zurück verbunden ist, zu nennen. Zum Teil sind für einen papierbasierten Prozess zwei Ordnungssysteme für die Belege aufzubauen: sowohl im Unternehmen, für das die Buchführung erstellt wird, als auch in der Steuerberatungskanzlei, die die Buchführung erstellt.

Zudem besteht eine häufig sehr deutliche zeitliche Differenz dahingehend, dass das Unternehmen während der Erstellung der Buchführung in der Kanzlei nicht auf die Belege zurückgreifen kann. Dies kann zum einen dazu führen, dass fällige Rechnungszahlungen übersehen werden. Zum anderen können bis zur Zahlungsabwicklung unbezahlte Rechnungen im Unternehmen verbleiben, und damit nicht zeitnah in die Buchführung aufgenommen werden.

Gegenüber einer herkömmlichen Buchführung (Pendelordner) entfällt bei der digitalen Buchführung Zeitaufwand bei Sortieren und Aufbereiten der Eingangsbelege und Ausgangsbelege. Die Übermittlung von Belegen in digitaler Form ist unsortiert möglich, lediglich bei originären Papierbelegen ist zuvor eine Digitalisierung erforderlich. Grundlegende Buchführungskenntnisse, wie diese zum Teil in klassischen Prozessen erforderlich waren, sind hingegen keine Voraussetzung. Eine Sortierung oder gar Vorkontierung der digitalen Belege kann unterbleiben.

Auch der Kostenaufwand des digitalen Prozesses ist in der Regel geringer als in der Buchführung der Gegenwart, da für den Versand von E-Mails oder den Zugriff auf Web-Portale keine bzw. lediglich geringe zusätzliche Kosten anfallen. Da im Unternehmen kein Ordnungssystem aufzubauen ist, sind auch hier Kostenreduzierungen erzielbar.

Da auch die Bereitstellung digitaler Belege ohne Zeitverzug erfolgt, liegen die Auswertungen über den Stand der Buchführung schneller vor als in einem klassischen Buchführungsprozess. Die Übermittlung der Belege kann sogar täglich erfolgen; mit der Bereitstellung durch den Unternehmer stehen die Unterlagen für den Steuerberater zur Bearbeitung zur Verfügung. Damit können auch z.B. Eingangsrechnungen, die zum Monatsletzten eingehen, bereits in die zugehörige Monatsbuchhaltung aufgenommen werden.

Auch für den Unternehmer stehen die erstellten Auswertungen, wie Betriebswirtschaftliche Auswertung, Summen- und Saldenlisten, Offene-Posten-Listen rund um die Uhr online zur Verfügung. Damit werden die Informationsbasis des Unternehmers und die Ableitung von Maßnahmen daraus verbessert.

Für den die Buchführung erstellenden Steuerberater besteht darüber hinaus die Möglichkeit, die digitalen Belege digital mit dem Buchungssatz zu verknüpfen. Dies erhöht die Nachvollziehbarkeit der Buchführung und steigert die Effizienz des gesamten Prozesses. Das Belegbild kann direkt mit dem Buchungssatz verknüpft werden und ist bei Durchsicht der Buchführung jederzeit einsehbar, was eine erhöhte Transparenz gegenüber anderen Marktteilnehmern wie Banken und Investoren zur Folge hat. Die Buchführung als Grundlage für den Jahresabschluss ist dadurch insgesamt revisionssicherer.

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