Elektronische Rechnungen setzen sich im Geschäftsalltag weiter durch. Viele kleine und mittlere Unternehmen verarbeiten Rechnungen dennoch weiterhin in Papierform – und verschenken damit Zeit und bares Geld. Lesen Sie in unserem Beitrag, weshalb ein Umstieg auf digitale Rechnungsprozesse empfehlenswert ist.
Die öffentliche Hand hat die Route längst vorgegeben: Bis 2020 sollen elektronische Rechnungen zum Standard in der Europäischen Union werden – zumindest bei öffentlichen Aufträgen. Viele Mitgliedsstaaten haben inzwischen rechtliche Grundlagen zum sogenannten E-Invoicing geschaffen. In Deutschland gilt diese Pflicht ab dem 27. November 2020. Spätestens dann werden öffentliche Auftraggeber des Bundes von ihren Lieferanten nur noch strukturierte elektronische Rechnungen in den Formaten XRechnung oder ZUGFeRD 2.0 akzeptieren.
XRechnung ist der nationale Rechnungsstandard der öffentlichen Verwaltung in Deutschland. Dabei handelt es sich um eine ausschließlich maschinenlesbare Datei im XML-Format. Die Rechnungsdaten werden vom System des Empfängers für Menschen lesbar dargestellt.
ZUGFeRD (auf internationaler Ebene Factur-X genannt) entspricht ab Version 2.0 der EU-Norm. Das Format ist in verschiedenen Profilen erhältlich. Im Unterschied zur XRechnung bildet ZUGFeRD Rechnungen in einer XML-Datei und in einer menschenlesbaren PDF-Datei ab. Es kann von allen europäischen Verwaltungen gemäß der EU-Richtlinie empfangen und verarbeitet werden.
Schon im Jahr 2017 bevorzugte fast die Hälfte der Unternehmen in Deutschland elektronische Rechnungen gegenüber Papierrechnungen. Zu diesem Ergebnis kommt die Studie Elektronische Rechnungsabwicklung und Archivierung: Fakten aus der deutschen Unternehmenspraxis 2017 des Instituts ibi research an der Universität Regensburg im Auftrag des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie. Jeweils um die 60 Prozent der Befragten gaben an, den Anteil ausgehender bzw. eingehender E-Rechnungen in den nächsten drei Jahren aktiv steigern zu wollen.
Viele Betriebe drucken derzeit eingehende elektronische Rechnungen aus und behandeln diese wie Papierrechnungen. Die Ausdrucke winden sich im Anschluss in einem umständlichen Kurs durchs Unternehmen. Fällt ein zuständiger Mitarbeiter aus, bleiben Rechnungen unbearbeitet liegen. Rückfragen, etwa wegen fehlerhafter Angaben, verzögern die Rechnungsfreigabe unnötig, da die Buchhaltung zunächst die Papierbelege suchen muss. Dadurch geht Unternehmen häufig Skonto verloren, möglicherweise fallen Mahngebühren an. Und der Reputation ist all dies ebenfalls nicht förderlich. Es ist also Zeit, zu handeln.
5 gute Gründe für elektronische Rechnungsprozesse
Nach der Studie schätzen sowohl kleine als auch große Unternehmen mit dem digitalen Versand vor allem Kosten- und Effizienzvorteile: Viele Befragte gaben an, dass sie mit 60 Prozent und mehr Ersparnis je Rechnung kalkulieren, wenn sie diese elektronisch auf den Weg bringen und auch die Prozesse beim Rechnungseingang digitalisieren – und haben damit durchaus Recht.
1. Kostenersparnis
Es fallen weder Papier- noch Portokosten an. Ein Rechenbeispiel: Bei 500 Rechnungen pro Jahr liegt allein die jährliche Portoersparnis bei 350 Euro. Außerdem entfallen die Kosten für Papier, Briefumschläge und Druckertoner oder Tintenpatronen. Auch Büromaterial und Ordner zur Archivierung sind künftig überflüssig.
2. Zeitgewinn
Elektronische Ausgangsrechnungen brauchen weder ausgedruckt noch kuvertiert zu werden. Dadurch gewinnen die Mitarbeiter wertvolle Arbeitszeit. Papierrechnungen sind per Briefpost üblicherweise zwei bis drei Tage unterwegs. Bei einem Versand an ausländische Geschäftspartner dauert es zudem meist noch länger. Eine E-Mail-Rechnung liegt dem Empfänger sofort vor. In der Regel bekommen Unternehmer, die elektronische Rechnungen versenden, ihr Geld also deutlich früher.
3. Bessere Arbeitsabläufe
Die strukturierten digitalen Rechnungsformate ZUGFeRD und XRechnung erleichtern den Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen. Der Rechnungsempfänger kann die Daten durch entsprechende Finanzbuchhaltungssoftware auslesen, in sein Buchungssystem übertragen lassen und die Zahlungen online managen. So vermeidet er die fehleranfällige manuelle Datenerfassung und gewinnt zugleich Zeit. Zudem bleiben elektronische Rechnungen bei Krankheit oder Urlaub eines Mitarbeiters nicht auf dessen Schreibtisch liegen, sondern werden per E-Mail automatisch an den Stellvertreter weitergeleitet.
4. Verfügbarkeit
Papierrechnungen sind entweder im Unternehmen auf Freigabetour unterwegs oder in den Tiefen irgendwelcher Aktenordner versteckt. Das bedeutet: Man muss vor Ort anwesend sein und das gesuchte Dokument zunächst einmal hervorholen. Auf digital aufbewahrte elektronische Rechnungen lässt sich hingegen ortsunabhängig zugreifen. Alle Beteiligten des Rechnungsfreigabeprozesses können somit jederzeit den aktuellen Bearbeitungsstand abrufen. Zudem besteht die Möglichkeit, Rechnungen mobil zu prüfen und zur Überweisung freizugeben.
5. Einfacher aber rechtskonforme Archivierung
In einem Dokumentenmanagement-System archivierte Rechnungen bleiben im digitalen Original dauerhaft gut lesbar erhalten – insbesondere bei sogenannten Thermobelegen ist das oft nicht der Fall. Außerdem werden etwaige Änderungen am Ursprungsdokument vom System protokolliert. Damit erfüllt die digitale Aufbewahrung wesentliche Anforderungen der GoBD an die Archivierung von steuerlich relevanten Dokumenten. Zudem sind digital archivierte Rechnungen leichter zu finden und besser vor Verlust geschützt als Papierbelege in Aktenordnern.
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