Bei Betriebsprüfungen werden Sie künftig eine Verfahrensdokumentation für Ihre Buchführung vorlegen müssen. Die soll beschreiben, wie Belege von der Eingabe bis zur Speicherung verarbeitet werden. Doch wie genau muss so eine Verfahrensdokumentation aussehen?
Wenn der Unternehmer den Weg des Belegs beschreibt, muss er das demnach aus verschiedenen Bereichen beleuchten. Die Verfahrensdokumentation gliedert sich grob in vier Teile:
- eine allgemeine Beschreibung,
- eine Anwenderdokumentation,
- eine technische Systemdokumentation und
- eine Betriebsdokumentation.
Das sind die wichtigsten Punkte der Verfahrensdokumentation:
- Der Prozess selbst (also die Art und Weise, wie Dokumente und Belege erfasst, verarbeitet
und aufbewahrt werden)
- Die eingesetzten IT-Systeme
- Die getroffenen Sicherheitsvorkehrungen zum Schutz vor Verfälschung und Datenverlust
- Protokollierung von Zugriffsberechtigungen
- Interne Kontrollen, die sicherstellen, dass die Vorschriften eingehalten werden
Wichtig ist dabei, dass alle Änderungen am System oder am Verfahren lückenlos dokumentiert werden. Hierzu muss die Verfahrensdokumentation versioniert und eine Änderungshistorie bereitgehalten werden.
Doch wie können insbesondere kleinere Unternehmen diese Anforderungen schnell und einfach erfüllen?
Dazu bauen Sie sich am besten ein internes Wikipedia, das dieses Vorgänge und Prozesse im Unternehmen sammelt und verteilt. Dieses Wiki kann zudem gleichzeitig die Basis für ihr Organisationshandbuch sein.
Zu komplex und zeitaufwendig? Ein definitives „Nein“. Vernünftige Lösungen sind bereits ab 10 Euro im Monat zu haben und bringen bereits solide Strukturen und eine Menge Vorlagen mit.
Beispielhafte Umsetzung einer Verfahrensdokumentation in einer Wiki-Lösung:
Neugierig geworden? Wir unterstützen Sie bei der Umsetzung! Sprechen Sie uns gerne an, Ihr Team der Madel & Kotalla Wirtschaftsberatungs AG