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Digitale Rechnungen – 5 Gründe für elektronische Rechnungsprozesse

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Elektronische Rechnungen setzen sich im Geschäftsalltag weiter durch. Viele kleine und mittlere Unternehmen verarbeiten Rechnungen dennoch weiterhin in Papierform – und verschenken damit Zeit und bares Geld. Lesen Sie in unserem Beitrag, weshalb ein Umstieg auf digitale Rechnungsprozesse empfehlenswert ist.

Die öffentliche Hand hat die Route längst vorgegeben: Bis 2020 sollen elektronische Rechnungen zum Standard in der Europäischen Union werden – zumindest bei öffentlichen Aufträgen. Viele Mitgliedsstaaten haben inzwischen rechtliche Grundlagen zum sogenannten E-Invoicing geschaffen. In Deutschland gilt diese Pflicht ab dem 27. November 2020. Spätestens dann werden öffentliche Auftraggeber des Bundes von ihren Lieferanten nur noch strukturierte elektronische Rechnungen in den Formaten XRechnung oder ZUGFeRD 2.0 akzeptieren.

XRechnung ist der nationale Rechnungsstandard der öffentlichen Verwaltung in Deutschland. Dabei handelt es sich um eine ausschließlich maschinenlesbare Datei im XML-Format. Die Rechnungsdaten werden vom System des Empfängers für Menschen lesbar dargestellt.

ZUGFeRD (auf internationaler Ebene Factur-X genannt) entspricht ab Version 2.0 der EU-Norm. Das Format ist in verschiedenen Profilen erhältlich. Im Unterschied zur XRechnung bildet ZUGFeRD Rechnungen in einer XML-Datei und in einer menschenlesbaren PDF-Datei ab. Es kann von allen europäischen Verwaltungen gemäß der EU-Richtlinie empfangen und verarbeitet werden.

Schon im Jahr 2017 bevorzugte fast die Hälfte der Unternehmen in Deutschland elektronische Rechnungen gegenüber Papierrechnungen. Zu diesem Ergebnis kommt die Studie Elektronische Rechnungsabwicklung und Archivierung: Fakten aus der deutschen Unternehmenspraxis 2017 des Instituts ibi research an der Universität Regensburg im Auftrag des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie. Jeweils um die 60 Prozent der Befragten gaben an, den Anteil ausgehender bzw. eingehender E-Rechnungen in den nächsten drei Jahren aktiv steigern zu wollen.

Viele Betriebe drucken derzeit eingehende elektronische Rechnungen aus und behandeln diese wie Papierrechnungen. Die Ausdrucke winden sich im Anschluss in einem umständlichen Kurs durchs Unternehmen. Fällt ein zuständiger Mitarbeiter aus, bleiben Rechnungen unbearbeitet liegen. Rückfragen, etwa wegen fehlerhafter Angaben, verzögern die Rechnungsfreigabe unnötig, da die Buchhaltung zunächst die Papierbelege suchen muss. Dadurch geht Unternehmen häufig Skonto verloren, möglicherweise fallen Mahngebühren an. Und der Reputation ist all dies ebenfalls nicht förderlich. Es ist also Zeit, zu handeln.

5 gute Gründe für elektronische Rechnungsprozesse

Nach der Studie schätzen sowohl kleine als auch große Unternehmen mit dem digitalen Versand vor allem Kosten- und Effizienzvorteile: Viele Befragte gaben an, dass sie mit 60 Prozent und mehr Ersparnis je Rechnung kalkulieren, wenn sie diese elektronisch auf den Weg bringen und auch die Prozesse beim Rechnungseingang digitalisieren – und haben damit durchaus Recht.

1. Kostenersparnis

Es fallen weder Papier- noch Portokosten an. Ein Rechenbeispiel: Bei 500 Rechnungen pro Jahr liegt allein die jährliche Portoersparnis bei 350 Euro. Außerdem entfallen die Kosten für Papier, Briefumschläge und Druckertoner oder Tintenpatronen. Auch Büromaterial und Ordner zur Archivierung sind künftig überflüssig.

2. Zeitgewinn

Elektronische Ausgangsrechnungen brauchen weder ausgedruckt noch kuvertiert zu werden. Dadurch gewinnen die Mitarbeiter wertvolle Arbeitszeit. Papierrechnungen sind per Briefpost üblicherweise zwei bis drei Tage unterwegs. Bei einem Versand an ausländische Geschäftspartner dauert es zudem meist noch länger. Eine E-Mail-Rechnung liegt dem Empfänger sofort vor. In der Regel bekommen Unternehmer, die elektronische Rechnungen versenden, ihr Geld also deutlich früher.

3. Bessere Arbeitsabläufe

Die strukturierten digitalen Rechnungsformate ZUGFeRD und XRechnung erleichtern den Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen. Der Rechnungsempfänger kann die Daten durch entsprechende Finanzbuchhaltungssoftware auslesen, in sein Buchungssystem übertragen lassen und die Zahlungen online managen. So vermeidet er die fehleranfällige manuelle Datenerfassung und gewinnt zugleich Zeit. Zudem bleiben elektronische Rechnungen bei Krankheit oder Urlaub eines Mitarbeiters nicht auf dessen Schreibtisch liegen, sondern werden per E-Mail automatisch an den Stellvertreter weitergeleitet.

4. Verfügbarkeit

Papierrechnungen sind entweder im Unternehmen auf Freigabetour unterwegs oder in den Tiefen irgendwelcher Aktenordner versteckt. Das bedeutet: Man muss vor Ort anwesend sein und das gesuchte Dokument zunächst einmal hervorholen. Auf digital aufbewahrte elektronische Rechnungen lässt sich hingegen ortsunabhängig zugreifen. Alle Beteiligten des Rechnungsfreigabeprozesses können somit jederzeit den aktuellen Bearbeitungsstand abrufen. Zudem besteht die Möglichkeit, Rechnungen mobil zu prüfen und zur Überweisung freizugeben.

5. Einfacher aber rechtskonforme Archivierung

In einem Dokumentenmanagement-System archivierte Rechnungen bleiben im digitalen Original dauerhaft gut lesbar erhalten – insbesondere bei sogenannten Thermobelegen ist das oft nicht der Fall. Außerdem werden etwaige Änderungen am Ursprungsdokument vom System protokolliert. Damit erfüllt die digitale Aufbewahrung wesentliche Anforderungen der GoBD an die Archivierung von steuerlich relevanten Dokumenten. Zudem sind digital archivierte Rechnungen leichter zu finden und besser vor Verlust geschützt als Papierbelege in Aktenordnern.

Mit  unseren Leistungen unterstützen wir Sie bei der Prozessoptimierung und Digitalisierung. Unter BWL 360° verstehen wir die Beratung und Konzeption zur Überführung Ihres Unternehmens ins digitale Zeitalter. Die neue Art des Arbeitens erfordert überall im Unternehmen moderne Lösungen für den Informations- und Datenaustausch. Besonders betroffen davon ist der kaufmännische Bereich, das Rechnungswesen und das Controlling. Die digitale Welt birgt dabei viele Potentiale aber auch viele Risiken. Wir nehmen Sie an die Hand, um das Optimum für Ihr Unternehmen auszuarbeiten und Sie gegen etwaige Risiken abzusichern.

Jetzt kostenfreies Erstgespräch vereinbaren: 069 – 95 92 99 90 – Das Team der Madel & Kotalla Wirtschaftsberatung freut sich auf Sie!

ePrivacy-Verordnung und Cookies

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Der europäische Datenschutz hat gerade erst das stürmische, durch die DSGVO geprägte Jahr 2018, hinter sich gebracht, da erscheinen bereits weitere Änderungen durch die ePrivacy-Verordnung am Horizont. Wir wollen Aufschluss über den aktuellen Stand der Verordnung und die voraussichtlichen Änderungen bezüglich der Cookie-Nutzung gegeben werden.

Worum geht es?

Die ePrivacy-Verordnung ist eine EU-Verordnung und geht auf eine Initiative der EU-Kommission zu Beginn des Jahres 2017 zurück. Die Verordnung liegt derzeit jedoch nur als Entwurf vor. Die ePrivacy-Verordnung soll die ePrivacy-Richtlinie, die in Deutschland größtenteils in dem Telekommunikationsgesetz (TKG) und Telemediengesetz (TMG) umgesetzt wurde ablösen. Des Weiteren soll sie die DSGVO für den Bereich der elektronischen Kommunikation ergänzen.

Wann soll die Verordnung Anwendung finden?

In welchen Fällen die Verordnung angewendet wird, richtet sich nach dem sachlichen und territorialen Anwendungsbereich des Entwurfs geregelt wird. Hiernach findet die Verordnung Anwendung bei der Verarbeitung elektronischer Kommunikationsdaten, die bei der Nutzung elektronische Kommunikationsdienste erfolgt und auf Informationen, die sich auf die Endeinrichtung des Endnutzers beziehen. Örtlich richtet sich die Verordnung an Anbieter von elektronischer Kommunikation, die ihre Dienste Endnutzer in der EU anbieten. Folgende elektronische Kommunikationsvorgänge können betroffen sein:

  • Internetzugang
  • Instant-Messaging-Dienste
  • Webgestützte E-Mail-Dienste
  • Internettelefonie
  • Personal-Messaging
  • Soziale Medien

Darüber hinaus ist auch festzuhalten, dass die Verordnung für die Verarbeitung von personenbezogenen als auch nicht personenbezogener Daten gilt und die Kommunikationsdaten von natürlichen Personen sowie juristischen Personen schützen soll.

Welche Änderungen sind vorgesehen?

Von den Änderungen werden vor allem der Umgang mit Cookies sowie die werbliche Ansprache, mittels elektronischer Kommunikationsmittel wie E-Mail und Telefon betroffen sein. Der Entwurf der ePrivacy-Verordnung entspricht dabei dem Inhalt des Gesetzes gegen unlauteren Wettbewerb.

Einsatz von Cookies

Der Einsatz von Cookies wird schwieriger. Ungefragt sollen Seitenbetreiber nur noch Daten über Cookie erfassen dürfen, die für wesentliche Funktionen der Internetseite notwendig sind. Das bedeutet, dass die derzeit genutzte Opt-Out-Lösung für den Einsatz von Cookies nicht mehr ausreichen wird. Aktuell ist es möglich, dass der Nutzer beim Aufrufen einer Internetseite in der Datenschutzerklärung über die Nutzung der Cookies informiert wird und dem Nutzer die Möglichkeit gegeben wird, der Verwendung von Cookies zu widersprechen.

Der Entwurf der ePrivacy-Verordnung sieht vor, dass die Nutzung von Verarbeitungs- und Speicherfunktionen von Endeinrichtungen und jede Erhebung von Informationen aus Endeinrichtungen der Endnutzer untersagt ist. Auch sollen die Erhebung von Informationen, die von Endeinrichtungen des Endnutzers ausgesendet werden, um eine Verbindung mit einem anderen Gerät und/oder mit Netzanlagen herzustellen untersagt werden. Der Entwurf sieht aber auch Ausnahmetatbestände vor. Diese sind z.B.:

  • eine ausschließliche für die Durchführung eines elektronischen Kommunikationsvorgangs über ein elektronisches Kommunikationsnetzwerk Notwendigkeit
  • sie ist für die Bereitstellung eines vom Endnutzers gewünschten Dienst der Informationsgesellschaft notwendig
  • der Endnutzer hat seine Einwilligung gegeben
  • sie ist für die Messung des Webpublikums nötig, sofern die Messung des vom Endnutzers gewünschten Dienstes der Informationsgesellschaft vom Betreiber durchgeführt wird

Cookies nur noch mit Einwilligung?

Gemäß dem Entwurf ist die Nutzung von Cookies entsprechend nur noch aufgrund einer Einwilligung nach den Bedingungen der DSGVO rechtmäßig. Der Nutzer soll zukünftig seine Zustimmung zu Cookies durch allgemeine Voreinstellungen im Browser treffen können. Gemäß der neuen ePrivacy-Verordnung sollen nur noch Cookies, welche keine Auswirkungen auf die Privatsphäre des Nutzers haben, ohne Einwilligung gesetzt werden dürfen. Dazu zählen z. B. Cookies, die die Besucheranzahl einer Website analysieren.

Wann erfolgt die Umsetzung?

Noch ist über den endgültigen Inhalt nicht entschieden. Insbesondere Österreich sperrt sich gegen ein Einwilligungserfordernis bezüglich der Nutzung von Cookies. Es wird davon ausgegangen das frühestens Mitte 2019 eine endgültige Fassung der ePrivacy-Verordnung vorliegen wird und diese erst im Jahr 2022 Anwendbarkeit findet.

Wie die ePrivacy-Verordnung am Ende also aussehen wird, steht bis jetzt noch in den Sternen. Trotz alledem ist den Verwendern von Cookies anzuraten, sich mit dem möglichen Szenario, der grundsätzliche Einwilligung auseinanderzusetzen und eine praktische Lösung zur Umsetzung zu finden.

Fragen?

Unsere Datenschutzberatung ist darauf ausgelegt, Probleme sowie Risiken zu identifizieren, um daraufhin nachhaltige Lösungen für die Einhaltung der Datenschutzanforderungen zu entwickeln sowie ein Datenschutzmanagementsystem gemäß DSGVO und BDSG zu implementieren.

Wir bieten Ihnen die Stellung eines externen Datenschutzbeauftragten bereits ab 120 Euro pro Monat. Jeder unserer Datenschutzbeauftragten hat die Qualifikation „externer Datenschutzbeauftragter“ bei der Bitkom oder eine vergleichbare Zertifizierung erfolgreich abgeschlossen.

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Unsere Recherche für Ihren wirtschaftlichen Erfolg

Als Spezialist zur Beschaffung und Auswertung von Wirtschaftsinformationen unterstützen wir unsere Mandanten dabei, fundierte und nachhaltige Geschäftsentscheidungen zu treffen. Zudem schützen unsere Dienstleistungen im Vorfeld vor Leistungsausfällen und minimieren so Zahlungsrisiken.

„Gute Informationen sind schwer zu bekommen. Noch schwerer ist es, mit Ihnen etwas anzufangen„ sagte einst der britische Sherlock-Holmes-Autor Sir Arthur Conan Doyle – und hat bis heute Recht damit. Deshalb unterstützen wir unsere Mandanten vollumfänglich und verstehen uns als professioneller Informationsdienstleister für Ihr Unternehmen.

Ein Auszug aus unserem Leistungskatalog: Beschaffung und Auswertung von Bonitätsauskünften und Wirtschaftsinformationen sowie Handelsregisterauszügen, Adressenermittlung unbekannt verzogener Kunden und Schuldner, Fahrzeugbewertungen über Schwacke, Zusammenfassung von Standortinformationen sowie Vergütungs- und Gehaltsinformationen und individuelle Recherchen.

Wie gehen wir vor? Zunächst wird mittels einer kostenfreien Vorrecherche geklärt, ob und wie wir Ihnen und Ihrem Unternehmen mit unseren Rechercheleistungen weiterhelfen können. Dann wird in einem Kostenvoranschlag beschrieben, welche Leistung für welchen (Maximal-) Preis, in welcher Zeit erbracht werden sollen. Je nach Fragestellung wird bei der Recherche dann auf die relevanten Quellen zugegriffen. Nach Auswertung der Informationen werden Ihnen diese präsentiert und übergeben.

Sie wollen mehr erfahren? Sprechen Sie uns an! Ihr Team der Madel & Kotalla Wirtschaftsberatung

BWL 360°

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Die Gegenwart und die Zukunft unserer Mandanten haben wir immer im Fokus. Wir verstehen uns nicht als klassische Unternehmensberater mit einer Standard-Methode. Ursprünglich kommen wir aus der Steuerberatung und haben häufig erlebt, wie mühsam ein Wandel in einem Unternehmen stattfindet

Es ist für uns Alltag, interdisziplinär zu arbeiten, unterschiedliche Aspekte bei der Lösung von Problemen einzubeziehen und nicht in Schubladen zu denken, weil dann wichtige Kompetenzen des Einzelnen verloren gehen.

BWL 360° nennen wir die betriebswirtschaftliche Beratung für Unternehmer, um damit einen Rundumblick für das Unternehmen und die Branche zu schaffen. Auszug aus unserem Leistungskatalog:

Prozessoptimierung und Digitalisierung

Hierunter verstehen wir die Beratung und Konzeption zur Überführung Ihres Unternehmens ins digitale Zeitalter. Die neue Art des Arbeitens erfordert überall im Unternehmen moderne Lösungen für den Informations- und Datenaustausch. Besonders betroffen davon ist der kaufmännische Bereich, das Rechnungswesen und das Controlling. Die digitale Welt birgt dabei viele Potentiale aber auch viele Risiken. Wir nehmen Sie an die Hand, um das Optimum für Ihr Unternehmen auszuarbeiten und Sie gegen etwaige Risiken abzusichern.

Wirtschaftsrecherchen

Wer wirtschaftlich handeln möchte, benötigt solide Informationen. Mit unserer Wirtschaftsrecherche können wir Sie dabei unterstützen. Wir versorgen Sie und Ihr Unternehmen mit Bonitätsauskünften, Branchenberichten, Handelsregister-Auszügen, Adressermittlungen (In- und Ausland), Vergütungsinformationen für Geschäftsführer, Gehaltsinformationen für Angestellte und vieles mehr. Kommen Sie mit Ihrer individuellen Anfrage gerne auf uns zu.

Verfahrensdokumentation und GoBD

Um die Anforderungen der Finanzverwaltung zu erfüllen, muss in einer Verfahrensdokumentation der gesamte organisatorische und technische Prozess der elektronischen Buchführung beschrieben werden. Es handelt sich also um ein zentrales Informationsdokument für die entsprechenden Abläufe und den Aufbau. Bei den GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) unterstützen wir Sie in mehrfacher Hinsicht: Aufbau der Verfahrensdokumentation entsprechend den gesetzlichen Anforderungen, Prozessoptimierung und Mitarbeiterschulung.

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Verfahrensdokumentation

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Schon das GoBS-Schreiben aus dem Jahr 1995 hat die Verfahrensdokumentation als zentrales Informationsdokument für die Abläufe und den Aufbau der elektronischen Buchführung thematisiert. Allerdings waren die Ausführungen damals eher allgemein gehalten, so dass die praktische Umsetzung von Betrieb zu Betrieb unterschiedlich ausfiel und die reine Erfüllung der Pflicht, „etwas für die Betriebsprüfung zu haben“, im Vordergrund stand. Mit dem GoBD-Schreiben gibt es erstmals detaillierte Vorgaben zum notwendigen Inhalt: Allgemein müssen aus der Dokumentation Inhalt, Aufbau, Ablauf sowie Ergebnisse des EDV-Verfahrens vollständig und schlüssig hervorgehen.

Wir beraten Sie gerne. Sprechen Sie uns an. Telefon: 069 95 92 99 90

Weitere Informationen unter www.gobd-verfahrensdokumentation.de

Ihr Team der Madel & Kotalla Wirtschaftsberatung

Unser Beratungsnetzwerk

In Lösungen denken, nicht in Problemen

Fachliche Kompetenz aus Recht, Wirtschaft und Steuer unter einem Dach – das bedeutet kurze Wege und schnellere Abstimmungen.

Unter der Dachmarke Consulto bieten wir unseren Kunden eine umfassende strategische Beratung. Unternehmensgründung, Aufnahme neuer Geschäftsfelder, Vertragsgestaltung, Nachfolgeregelung oder Geschäftsübernahme sind nur einige Beispiele, die sowohl aus steuerlicher Sicht als auch rechtlich sowie betriebswirtschaftlich betrachtet werden sollten. Erreichbarkeit und Flexibilität sind dabei wichtige Faktoren.

Uns eint ein Bestreben: die strategische Begleitung unserer Kunden. Schließlich entscheiden die getroffenen Beschlüsse – ob rechtlich, betriebswirtschaftlich oder steuerlich – mit über deren Zukunft.

Das können die Consulto-Unternehmen unter anderem für Sie tun:

Steuerberatung ist ein breites Feld. Wir haben die Kompetenz für individuelle Lösungen und begleiten Sie und Ihre Unternehmensstrategie proaktiv.

  • Betriebliche Steuererklärungen
  • Fachberatung für Heilberufe
  • Finanzbuchhaltung
  • Lohn- und Gehaltsabrechnungen
  • Jahresabschlüsse
  • Steuerliche Strategieberatung
  • Unternehmensnachfolge
  • Private Steuererklärungen
  • Umstrukturierungen
  • Steuerlicher Rechtsschutz
  • Finanzgerichtsverfahren
  • Steuerstrafverfahren

Der genaue Blick auf die Zahlen ist unser Metier. Ob Pflicht oder Kür, manches Mal ist eine Prüfung eines Unternehmens unumgänglich.

  • Werthaltigkeitsgutachten
  • Unternehmensbewertungen
  • Freiwillige Unternehmensprüfungen
  • Prüfungen nach § 34C der Gewerbeordnung
  • Beglaubigungen

Wir sind Ihr Partner auf neuen Wegen und haben die Stärkung Ihres Erfolgs im Fokus. Dafür greifen wir nicht zu Standard-Methoden, sondern verschaffen uns einen Rundumblick auf Ihr Unternehmen und Ihre Branche.

  • Existenzgründung
  • Wirtschaftsberatung
  • Prozessoptimierung
  • Nachfolgeregelung
  • Notfallvorsorge
  • Wirtschaftsmediation
  • Office-Management

Die Beratung und Aufklärung unserer Mandanten steht für uns an erster Stelle. Um richtige Entscheidungen zu treffen, hilft die wirtschaftliche Betrachtung des Rechts.

  • Beratung bei Verträgen
  • Prozessvertretung
  • Handels- und Gesellschaftsrecht
  • IT-Recht
  • Arbeitsrecht
  • Unternehmensgründungen
  • Nachfolgeplanungen

Serie Teil 3: Digitalisierung von Geschäftsprozessen im Rechnungswesen

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Lesen Sie in diesem Teil unserer Serie, wie die Einführung eines digitalen Buchführungsprozesses durch Nutzung von DATEV Unternehmen online möglich ist und was es dabei zu beachten gilt.

DATEV Unternehmen online umfasst alle Anwendungen für das Buchen digitaler Belege und unterstützt:

  • Bei der Erledigung von Zahlungen, dies erfolgt z.B. mit vorausgefüllten Zahlungsträgern vom digitalen Beleg und automatisierter Kontrolle der Kontoauszüge sowie Freigabe von Lohnzahlungen, auch erfolgt eine einfache Kontrolle des Geschäftskontos durch Abgleich der elektronischen Kontoauszüge mit den digitalisierten Rechnungsbelegen bei der Erstellung eines GoB-konformen Kassenbuchs, hierzu werden z.B. laufende Prüfungen vorgenommen (Kassenminusprüfung, Chronologie)
  • Bei der Erfassung von Personalstamm- und Bewegungsdaten für die Lohnabrechnung, auch ist die Vorwegberechnung lohnrelevanter Daten zu Informations- und Auskunftszwecken möglich
  • Bei Austausch und zentraler Ablage von Dokumenten für die Erstellung der Lohn- und Gehaltsdokumente über DATEV Digitale Personalakte

Darüber hinaus ist DATEV Unternehmen online optional erweiterbar, um die Angebots- und Rechnungsschreibung und dem Buchen elektronischer Belege (Kontoauszugs-Manager), mit dem Zahlungsunterlagen eingespielt und zeitnah in die Buchführung aufgenommen werden können.

Zur Nutzung von DATEV Unternehmen online sind aus technischer Sicht im Unternehmen lediglich eine Internetverbindung mit möglichst hoher Bandbreite und ein Scanner, alternativ ein Faxgerät mit CLIP-Funktion (Rufnummernweitergabe) und Einzelseitenerkennung erforderlich.

Die Basis für die Beweiskraft jeder Buchführung und sonst erforderlicher Aufzeichnungen sind Belege. Diese dienen dem sicheren und klaren Nachweis über den Zusammenhang zwischen den Vorgängen in der Realität einerseits und dem aufgezeichneten oder gebuchten Inhalt in Büchern oder sonst erforderlichen Aufzeichnungen und ihre Berechtigung andererseits.

Sofern ein Dokument oder auch eine handschriftliche Notiz diesen Zweck erfüllt, spricht man in diesem Zusammenhang von der Belegfunktion. Belege sind ab dem Zeitpunkt, ab dem sie die Belegfunktion erfüllen, unveränderbar vorzuhalten. Unveränderbarkeit bedeutet, dass Veränderungen nicht vorgenommen werden dürfen, deren Beschaffenheit es ungewiss lässt, ob sie ursprünglich oder erst später gemacht worden sind.

Wie bereits in den ersten Teilen unserer Serie ausgeführt, ist im Zusammenhang zum Belegwesen der allgemeine Grundsatz der Zeitgerechtheit einzuhalten. So sind Geschäftsvorfälle eines Unternehmens in einer Frist zu erfassen, in der ein zeitlicher Zusammenhang zwischen dem Geschäftsvorfall und der Erfassung liegt. Zeitgerechte Erfassung und Ordnung bedeutet nach dem GoBD, dass ein Geschäftsvorfall möglichst unmittelbar nach seiner Entstehung in einer Grundaufzeichnung oder in einem Grundbuch zu erfassen ist. An dieser Stelle sei erneut darauf hingewiesen, dass unter dem Begriff „Erfassung“ nicht zwingend die unmittelbare buchungstechnische Erfassung von Belegen in der Finanzbuchführung gemeint sei, sondern primär die manuelle Sichtung und Sicherung durch eine geordnete Ablage der Belege. Die Grund(buch)aufzeichnungsfunktion kann auch in Form einer geordneten und übersichtlichen Belegablage erfüllt werden.

Die Folgen fehlender Ordnungsmäßigkeit können weitreichend sein und z.B. von der Nichtanerkennung einzelner Betriebsausgaben über die Zuschätzungen von Betriebseinnahmen oder Gewinnen bis hin zu Zwangsmitteln und Bußgeldern reichen.

Die GoBD nennen für die Erfassung eines Geschäftsvorfalles in einer geordneten Belegablage erstmals eine zeitliche Orientierung und führen u.a. eine Erfassung von unbaren Geschäftsvorfällen innerhalb von 10 Tagen als unbedenklich an. Das hat zur Folge, dass Belege in der Regel innerhalb von 10 Tagen zumindest identifiziert, gesichtet und geordnet abgelegt werden sollten. Darüber hinaus seien Kontokorrentbeziehungen innerhalb von 8 Tagen zu erfassen.

Sofern sich der Unternehmer für eine bestimmte Form der Aufzeichnung entschieden hat, ist er insoweit verpflichtet, diese auch für Zwecke der Aufbewahrung und Auswertung vorzuhalten.

Der komplette Belegfluss von der Belegausstellung bzw. vom Eingang der externen Belege inklusive Belegidentifikation über die Ablage in einer geordneten und sicheren Ablage bis hin zu den aufbewahrungsspezifischen Besonderheiten soll gemäß Rz. 34 der GoBD in einer Verfahrensdokumentation beschrieben sein, die dauerhaft und uneingeschränkt Anwendung findet.

Zur Vermeidung von Risiken in der steuerlichen Außenprüfung soll für das Verfahren der Belegablage ein klar geregelter Prozess vorliegen, der u.a. die folgenden Fragen als Orientierung berücksichtigt:

  • Wie sind der Belegeingang und die Belegidentifikation organisiert?
  • Wie wird die Vollständigkeit der gesammelten Belege sichergestellt?
  • Nach welchem Ordnungssystem und an welchem Ort werden die Belege abgelegt?
  • Wie ist das evtl. Nebeneinander von konventionellen Papierbelegen und originär digitalen Belegen organisiert?
  • Wie ist der Ablageort (z.B. konventioneller Ordner oder IT-gestütztes Archivsystem) vor Zugriffen Unbefugter und vor Verlust geschützt?
  • Wer darf auf den Ablageort zugreifen und Belege einsortieren?
  • In welchen Abständen und auf welchem Weg erhält die buchführende Stelle (z.B. unternehmensinterne Buchführung oder Steuerberatungskanzlei) die Belege?
  • Wie wird sichergestellt, dass alle betroffenen Personen die oben genannten Aspekte kennen und beachten?
  • Wie wird sichergestellt, dass die Belege nicht vor Ablauf der Aufbewahrungsfristen vernichtet werden?

Wir sind Ihr kompetenter Partner bei der Identifikation und Dokumentation der relevanten Prozessschritte einer geordneten und sicheren Belegablage. Deshalb unser Tipp: Machen Sie mit uns die GoBD-Prüfung. Ziel und Schwerpunkt ist die Überprüfung sämtlicher Rechnungslegungsprozesse, der eingesetzten Systeme und deren Dokumentation auf Einhaltung der GoBD, sowie die Prüfung der tatsächlich gelebten Prozesse und Kontrollmechanismen. Gemeinsam decken wir Schwachstellen auf und erarbeiten Vorschläge zur Beseitigung.

Sie wollen DATEV Unternehmen online einmal live erleben? Probieren Sie es aus, kostenlos und unverbindlich in unserem Showroom für digitale Buchführung!

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Einzugsgebiet

Folgend die Preisgestaltung (zzgl. 19% Umsatzsteuer) nach Einzugsgebiet, dargestellt mit den roten Kreisen auf der obigen Karte. Maßgeblich ist die Entfernung zur Brüder-Grimm-Straße 13, 60314 Frankfurt am Main:

  • Stadtgebiet Frankfurt bis 5 KM:                                                0 7,90 EUR
  • Frankfurt am Main & nahe gelegene Orte bis 12 KM:        12,90 EUR
  • Frankfurt am Main & nahe gelegene Orte bis 20 KM:        14,90 EUR
  • Alles über 20 KM / Individuelle Fahrten:                                Individuell

 

Rückblick der 1. Consulto-Veranstaltung

Am vergangenen Mittwoch hat zum ersten Mal eine Veranstaltung unter der gemeinsamen Dachmarke Consulto stattgefunden. Dabei referierten Rechtsanwalt Veit Reichert, Steuerberater Florian Varinli und Bachelor of Arts Christopher Witte über verschiedene Themen aus den Bereichen Recht, Wirtschaft und Steuer.

Im Rahmen der ersten Veranstaltung unter der gemeinsamen Dachmarke Consulto stellte Rechtsanwalt Veit Reichert am Abend des 27. September zu Beginn seines Vortrages das Beratungsnetzwerk und die Umsetzung der lang gehegten und entwickelten Idee von Claus-Dieter Kotalla vor: Sich ergänzende Dienstleistungen zusammenzuführen. „Fachliche Kompetenz aus Recht, Wirtschaft und Steuer unter einem Dach – das bedeutet kurze Wege und schnellere Abstimmungen.“ Die beteiligten Unternehmen der Dachmarke eine dabei ein Bestreben: Die strategische Begleitung ihrer Kunden. „Wir möchten Ansprechpartner in verschiedenen Bereichen sein, ja fast schon Lebensberater. Schließlich entscheiden die getroffenen Beschlüsse – ob rechtlich, betriebswirtschaftlich oder steuerlich – mit über die Zukunft unserer Kunden.“

In seinem Vortrag sprach Rechtsanwalt Veit Reichert vor zahlreichen Gästen über wichtige Themen rund um das Ende von Arbeitsverhältnissen, sowie über Risiken von Abmahnung, Kündigung und Abfindung. Dabei berücksichtigte er die Sicht von Arbeitnehmern und Arbeitgebern gleichermaßen. Nahtlos ergänzte Steuerberater Florian Varinli die steuerliche Behandlung von Abfindungen als Lösung von Störungen im Arbeitsverhältnis und zeigte anhand von Beispielen auf, wie diese sich auswirken könnten. Im dritten und letzten Vortrag sprach Bachelor of Arts Christopher Witte über die Möglichkeiten zur Führung eines digitalen Fahrtenbuches und welche Aspekte es dabei zu beachten gelte.

Im Anschluss an diesen informativen und kurzweiligen Vortragsabend knüpfte sich ein gut genutztes „get-together“ bei leckeren Speisen und Getränken an. So konnte auch im Anschluss in zahlreichen Gesprächen das Netzwerk ausgebaut und weiterführende Informationen ausgetauscht werden.

Bereits jetzt unsere nächste Veranstaltung vormerken: 31. Januar 2018 zum Thema „Jahreswechel 2017/2018 – Wichtige Änderungen aus Rechts- Wirtschafts- und Steuerberatung“Consulto_WEB