Verfahrensdokumentation

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Schon das GoBS-Schreiben aus dem Jahr 1995 hat die Verfahrensdokumentation als zentrales Informationsdokument für die Abläufe und den Aufbau der elektronischen Buchführung thematisiert. Allerdings waren die Ausführungen damals eher allgemein gehalten, so dass die praktische Umsetzung von Betrieb zu Betrieb unterschiedlich ausfiel und die reine Erfüllung der Pflicht, „etwas für die Betriebsprüfung zu haben“, im Vordergrund stand. Mit dem GoBD-Schreiben gibt es erstmals detaillierte Vorgaben zum notwendigen Inhalt: Allgemein müssen aus der Dokumentation Inhalt, Aufbau, Ablauf sowie Ergebnisse des EDV-Verfahrens vollständig und schlüssig hervorgehen.

Wir beraten Sie gerne. Sprechen Sie uns an. Telefon: 069 95 92 99 90

Weitere Informationen unter www.gobd-verfahrensdokumentation.de

Ihr Team der Madel & Kotalla Wirtschaftsberatung

Unser Beratungsnetzwerk

In Lösungen denken, nicht in Problemen

Fachliche Kompetenz aus Recht, Wirtschaft und Steuer unter einem Dach – das bedeutet kurze Wege und schnellere Abstimmungen.

Unter der Dachmarke Consulto bieten wir unseren Kunden eine umfassende strategische Beratung. Unternehmensgründung, Aufnahme neuer Geschäftsfelder, Vertragsgestaltung, Nachfolgeregelung oder Geschäftsübernahme sind nur einige Beispiele, die sowohl aus steuerlicher Sicht als auch rechtlich sowie betriebswirtschaftlich betrachtet werden sollten. Erreichbarkeit und Flexibilität sind dabei wichtige Faktoren.

Uns eint ein Bestreben: die strategische Begleitung unserer Kunden. Schließlich entscheiden die getroffenen Beschlüsse – ob rechtlich, betriebswirtschaftlich oder steuerlich – mit über deren Zukunft.

Das können die Consulto-Unternehmen unter anderem für Sie tun:

Steuerberatung ist ein breites Feld. Wir haben die Kompetenz für individuelle Lösungen und begleiten Sie und Ihre Unternehmensstrategie proaktiv.

  • Betriebliche Steuererklärungen
  • Fachberatung für Heilberufe
  • Finanzbuchhaltung
  • Lohn- und Gehaltsabrechnungen
  • Jahresabschlüsse
  • Steuerliche Strategieberatung
  • Unternehmensnachfolge
  • Private Steuererklärungen
  • Umstrukturierungen
  • Steuerlicher Rechtsschutz
  • Finanzgerichtsverfahren
  • Steuerstrafverfahren

Der genaue Blick auf die Zahlen ist unser Metier. Ob Pflicht oder Kür, manches Mal ist eine Prüfung eines Unternehmens unumgänglich.

  • Werthaltigkeitsgutachten
  • Unternehmensbewertungen
  • Freiwillige Unternehmensprüfungen
  • Prüfungen nach § 34C der Gewerbeordnung
  • Beglaubigungen

Wir sind Ihr Partner auf neuen Wegen und haben die Stärkung Ihres Erfolgs im Fokus. Dafür greifen wir nicht zu Standard-Methoden, sondern verschaffen uns einen Rundumblick auf Ihr Unternehmen und Ihre Branche.

  • Existenzgründung
  • Wirtschaftsberatung
  • Prozessoptimierung
  • Nachfolgeregelung
  • Notfallvorsorge
  • Wirtschaftsmediation
  • Office-Management

Die Beratung und Aufklärung unserer Mandanten steht für uns an erster Stelle. Um richtige Entscheidungen zu treffen, hilft die wirtschaftliche Betrachtung des Rechts.

  • Beratung bei Verträgen
  • Prozessvertretung
  • Handels- und Gesellschaftsrecht
  • IT-Recht
  • Arbeitsrecht
  • Unternehmensgründungen
  • Nachfolgeplanungen

Serie Teil 3: Digitalisierung von Geschäftsprozessen im Rechnungswesen

Lesen Sie in diesem Teil unserer Serie, wie die Einführung eines digitalen Buchführungsprozesses durch Nutzung von DATEV Unternehmen online möglich ist und was es dabei zu beachten gilt.

DATEV Unternehmen online umfasst alle Anwendungen für das Buchen digitaler Belege und unterstützt:

  • Bei der Erledigung von Zahlungen, dies erfolgt z.B. mit vorausgefüllten Zahlungsträgern vom digitalen Beleg und automatisierter Kontrolle der Kontoauszüge sowie Freigabe von Lohnzahlungen, auch erfolgt eine einfache Kontrolle des Geschäftskontos durch Abgleich der elektronischen Kontoauszüge mit den digitalisierten Rechnungsbelegen bei der Erstellung eines GoB-konformen Kassenbuchs, hierzu werden z.B. laufende Prüfungen vorgenommen (Kassenminusprüfung, Chronologie)
  • Bei der Erfassung von Personalstamm- und Bewegungsdaten für die Lohnabrechnung, auch ist die Vorwegberechnung lohnrelevanter Daten zu Informations- und Auskunftszwecken möglich
  • Bei Austausch und zentraler Ablage von Dokumenten für die Erstellung der Lohn- und Gehaltsdokumente über DATEV Digitale Personalakte

Darüber hinaus ist DATEV Unternehmen online optional erweiterbar, um die Angebots- und Rechnungsschreibung und dem Buchen elektronischer Belege (Kontoauszugs-Manager), mit dem Zahlungsunterlagen eingespielt und zeitnah in die Buchführung aufgenommen werden können.

Zur Nutzung von DATEV Unternehmen online sind aus technischer Sicht im Unternehmen lediglich eine Internetverbindung mit möglichst hoher Bandbreite und ein Scanner, alternativ ein Faxgerät mit CLIP-Funktion (Rufnummernweitergabe) und Einzelseitenerkennung erforderlich.

Die Basis für die Beweiskraft jeder Buchführung und sonst erforderlicher Aufzeichnungen sind Belege. Diese dienen dem sicheren und klaren Nachweis über den Zusammenhang zwischen den Vorgängen in der Realität einerseits und dem aufgezeichneten oder gebuchten Inhalt in Büchern oder sonst erforderlichen Aufzeichnungen und ihre Berechtigung andererseits.

Sofern ein Dokument oder auch eine handschriftliche Notiz diesen Zweck erfüllt, spricht man in diesem Zusammenhang von der Belegfunktion. Belege sind ab dem Zeitpunkt, ab dem sie die Belegfunktion erfüllen, unveränderbar vorzuhalten. Unveränderbarkeit bedeutet, dass Veränderungen nicht vorgenommen werden dürfen, deren Beschaffenheit es ungewiss lässt, ob sie ursprünglich oder erst später gemacht worden sind.

Wie bereits in den ersten Teilen unserer Serie ausgeführt, ist im Zusammenhang zum Belegwesen der allgemeine Grundsatz der Zeitgerechtheit einzuhalten. So sind Geschäftsvorfälle eines Unternehmens in einer Frist zu erfassen, in der ein zeitlicher Zusammenhang zwischen dem Geschäftsvorfall und der Erfassung liegt. Zeitgerechte Erfassung und Ordnung bedeutet nach dem GoBD, dass ein Geschäftsvorfall möglichst unmittelbar nach seiner Entstehung in einer Grundaufzeichnung oder in einem Grundbuch zu erfassen ist. An dieser Stelle sei erneut darauf hingewiesen, dass unter dem Begriff „Erfassung“ nicht zwingend die unmittelbare buchungstechnische Erfassung von Belegen in der Finanzbuchführung gemeint sei, sondern primär die manuelle Sichtung und Sicherung durch eine geordnete Ablage der Belege. Die Grund(buch)aufzeichnungsfunktion kann auch in Form einer geordneten und übersichtlichen Belegablage erfüllt werden.

Die Folgen fehlender Ordnungsmäßigkeit können weitreichend sein und z.B. von der Nichtanerkennung einzelner Betriebsausgaben über die Zuschätzungen von Betriebseinnahmen oder Gewinnen bis hin zu Zwangsmitteln und Bußgeldern reichen.

Die GoBD nennen für die Erfassung eines Geschäftsvorfalles in einer geordneten Belegablage erstmals eine zeitliche Orientierung und führen u.a. eine Erfassung von unbaren Geschäftsvorfällen innerhalb von 10 Tagen als unbedenklich an. Das hat zur Folge, dass Belege in der Regel innerhalb von 10 Tagen zumindest identifiziert, gesichtet und geordnet abgelegt werden sollten. Darüber hinaus seien Kontokorrentbeziehungen innerhalb von 8 Tagen zu erfassen.

Sofern sich der Unternehmer für eine bestimmte Form der Aufzeichnung entschieden hat, ist er insoweit verpflichtet, diese auch für Zwecke der Aufbewahrung und Auswertung vorzuhalten.

Der komplette Belegfluss von der Belegausstellung bzw. vom Eingang der externen Belege inklusive Belegidentifikation über die Ablage in einer geordneten und sicheren Ablage bis hin zu den aufbewahrungsspezifischen Besonderheiten soll gemäß Rz. 34 der GoBD in einer Verfahrensdokumentation beschrieben sein, die dauerhaft und uneingeschränkt Anwendung findet.

Zur Vermeidung von Risiken in der steuerlichen Außenprüfung soll für das Verfahren der Belegablage ein klar geregelter Prozess vorliegen, der u.a. die folgenden Fragen als Orientierung berücksichtigt:

  • Wie sind der Belegeingang und die Belegidentifikation organisiert?
  • Wie wird die Vollständigkeit der gesammelten Belege sichergestellt?
  • Nach welchem Ordnungssystem und an welchem Ort werden die Belege abgelegt?
  • Wie ist das evtl. Nebeneinander von konventionellen Papierbelegen und originär digitalen Belegen organisiert?
  • Wie ist der Ablageort (z.B. konventioneller Ordner oder IT-gestütztes Archivsystem) vor Zugriffen Unbefugter und vor Verlust geschützt?
  • Wer darf auf den Ablageort zugreifen und Belege einsortieren?
  • In welchen Abständen und auf welchem Weg erhält die buchführende Stelle (z.B. unternehmensinterne Buchführung oder Steuerberatungskanzlei) die Belege?
  • Wie wird sichergestellt, dass alle betroffenen Personen die oben genannten Aspekte kennen und beachten?
  • Wie wird sichergestellt, dass die Belege nicht vor Ablauf der Aufbewahrungsfristen vernichtet werden?

Wir sind Ihr kompetenter Partner bei der Identifikation und Dokumentation der relevanten Prozessschritte einer geordneten und sicheren Belegablage. Deshalb unser Tipp: Machen Sie mit uns die GoBD-Prüfung. Ziel und Schwerpunkt ist die Überprüfung sämtlicher Rechnungslegungsprozesse, der eingesetzten Systeme und deren Dokumentation auf Einhaltung der GoBD, sowie die Prüfung der tatsächlich gelebten Prozesse und Kontrollmechanismen. Gemeinsam decken wir Schwachstellen auf und erarbeiten Vorschläge zur Beseitigung.

Sie wollen DATEV Unternehmen online einmal live erleben? Probieren Sie es aus, kostenlos und unverbindlich in unserem Showroom für digitale Buchführung!

Jetzt Termin vereinbaren: 069 – 95 92 99 90 – Das Team der Madel & Kotalla Wirtschaftsberatung freut sich auf Sie!

Wir suchen Sie!

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Gemeinsam mit unserer Partnergesellschaft gehören wir mit insgesamt über 40 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zu den führenden steuer- und wirtschaftsberatenden Unternehmen in Frankfurt am Main. Wir unterstützen unsere Mandantinnen und Mandanten mit großem persönlichen Einsatz und bieten unseren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern neben einem modernen Arbeitsplatz in einem motivierten, dynamischen Team ebenso persönliche als auch berufliche Entwicklungsmöglichkeiten.

Zum weiteren Ausbau unserer Gesellschaft suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine/n engagierte/n

Bürokauffrau/-mann

Ihre Aufgaben

  • Selbstständige Bearbeitung der internen Rechnungsschreibung
  • Allgemeine Verwaltungstätigkeiten

Ihr Profil

  • Abgeschlossene Berufsausbildung als kaufmännische/r Angestellte/r, als Bürokauffrau/-mann oder als Steuerfachangestellte/r
  • Gute DATEV und MS Office Kenntnisse
  • Teamfähigkeit
  • Sorgfältige und eigenverantwortliche Arbeitsweise

Unser Angebot

  • Förderung Ihrer persönlichen und beruflichen Entwicklung
  • Flexible Arbeitszeiten
  • Hervorragendes Arbeitsklima
  • Essenszuschuss
  • Betriebliche Krankenzusatzversicherung

Wir haben Ihr Interesse geweckt und Sie möchten uns und unser Team unterstützen? Dann schicken Sie uns Ihre aussagekräftige Bewerbung mit Angabe des frühestmöglichen Einstiegstermins und Gehaltsvorstellung an bewerbung@madel-kotalla.ag

Wir freuen uns auf Sie!

Unterstützung im Büro- und Assistenzbereich

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Wir entlasten Sie personell bei Engpässen, Urlaubs- und Krankheitszeiten, bieten Möglichkeiten der regelmäßigen Unterstützung bei Bürotätigkeiten, sowohl im Back-Office als auch bei Ihnen vor Ort, finden für Sie die geeigneten Partner bei Übersetzungen, Lektorat, Protokollführung und bieten Möglichkeiten zur Reisebuchung, Büromaterialbestellung etc.

Sie gewinnen wertvolle Zeit für Ihr Business oder Ihre Familie und profitieren gleichzeitig von der langjährigen Erfahrung unserer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Büro- und Assistenzbereich. Bitte finden Sie nachfolgend eine (nicht abschließende) Übersicht über unser Unterstützungsangebot:

  • Telefonzentrale
  • Urlaubs- und Krankheitsvertretung
  • Bearbeitung der eingehenden und ausgehenden Post, Ablagesystem
  • Schriftverkehr mit Kunden, Lieferanten, Geschäftspartnern, Schriftsätze aller Art
  • Besprechungs- und Telefongesprächsnotizen sowie Sitzungsprotokolle
  • Führen von Terminkalendern, Terminüberwachung
  • Erstellung von Organisationsplänen

Informationen und Daten einholen, erstellen und aufbereiten

  • Einkauf /-kontrolle, Büromaterialverwaltung, -bestellung
  • Inhaltliche Pflege von Webseiten und Online-Shops
  • Klärung von Steuer- und Versicherungsfragen
  • Angebotsverfahren, Auftrags- und Mahnwesen, aktives Forderungsmanagement

Gerne ermitteln wir gemeinsam anhand Ihrer Anforderungen den konkreten Bedarf und erstellen ein individuelles Angebot. Ihre Vorteile auf einen Blick:

  • Wir rechnen nur die Stunden ab, die wirklich geleistet wurden. Keine Lohnabrechnung, keine Sozialabgaben und keine versteckten Kosten für Urlaub und Krankheit.
  • Unser Einsatz kann absolut flexibel erfolgen. In „Flautenzeiten“ vielleicht nur ein oder zwei Wochenstunden, wenn es hoch her geht können aber auch einmal deutlich mehr Stunden gebucht werden.
  • Unsere Tätigkeiten können oft aus dem eigenen Büro, auf dem eigenen Rechner mit eigener Software erledigt werden. Dadurch entfallen für Sie Kosten für PC, Büromöbel sowie Lizenzkosten für die erforderliche Software.

Fragen? Sprechen Sie uns an: 069 95 92 99 90 –  Ihr Team der Madel & Kotalla Wirtschaftsberatungs AG

Ihre Karriere bei Madel & Kotalla

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Gemeinsam mit unserer Partnergesellschaft gehören wir mit insgesamt über 40 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zu den führenden steuer- und wirtschaftsberatenden Unternehmen in Frankfurt am Main. Wir unterstützen unsere Mandantinnen und Mandanten mit großem persönlichen Einsatz und bieten unseren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern neben einem modernen Arbeitsplatz in einem motivierten, dynamischen Team ebenso persönliche als auch berufliche Entwicklungsmöglichkeiten.

Zum weiteren Ausbau unserer Gesellschaft suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine(n) engagierte(n)

Steuerfachangestellte(n) mit IT-Hintergrund

Ihre Aufgaben

  • Einrichtung von DATEV Programmen im Mandantenumfeld
  • DATEV Update Unterstützung
  • Schulung von Personal
  • Kundensupport

Ihr Profil

  • Sehr gute DATEV Programmkenntnisse, insbesondere „Unternehmen online“
  • Gute MS Office Kenntnisse
  • Solide IT-Grundkenntnisse
  • Freundliches, kundenorientiertes Denken und Handeln
  • Führerschein der Klasse B

Unser Angebot

  • Förderung Ihrer persönlichen und beruflichen Entwicklung
  • Abwechslungsreiche und vielseitige Aufgabengebiete
  • Flexible Arbeitszeiten
  • Hervorragendes Arbeitsklima
  • Essenszuschuss
  • Betriebliche Krankenzusatzversicherung

Wir haben Ihr Interesse geweckt und Sie möchten uns und unser Team unterstützen? Dann schicken Sie uns Ihre aussagekräftige Bewerbung mit Angabe des frühestmöglichen Einstiegstermins und Gehaltsvorstellung an bewerbung@madel-kotalla.ag

Wir freuen uns auf Sie!

Frohe Weihnachten

Und wieder neigt sich ein ereignisreiches Jahr dem Ende zu. Dies nehmen wir zum Anlass, Ihnen in der vorweihnachtlichen Zeit für Ihre Treue, das entgegengebrachte Vertrauen im Jahre 2017, sowie die angenehme Zusammenarbeit zu danken. Das gesamte Team von Madel & Kotalla freut sich auf ein neues Jahr voller spannender Aufgaben und guter Zusammenarbeit mit Ihnen.

Doch bevor wir in das nächste, arbeitsfreudige Jahr starten, wünschen wir Ihnen, Ihren Angehörigen und Ihren Mitarbeitern von Herzen ein gesegnetes, friedvolles Weihnachtsfest und ein glückliches Jahr 2018.

Bitte beachten Sie, dass unser Büro ab dem 22. Dezember 2017 geschlossen ist. Ab dem 2. Januar 2018 sind wir wieder für Sie da und freuen uns, für Sie tätig werden zu dürfen.

Hol- & Bringservice für Ihre Unterlagen

Sie senden uns Ihre Buchführungsbelege mit der Post oder per Kurier? Sie übermitteln wichtige Belege lieber persönlich an uns? Sie würden dabei gerne Zeit und Geld sparen? Nutzen Sie unseren eigenen Hol- und Bringdienst für Ihre Unterlagen. Vertraulich. Sicher. Schnell.

  • Verfügbar in Frankfurt am Main & in nahe gelegenen Orten
  • Zum Festpreis ab 7,90 Euro je Fahrt
  • Buchbar jeden Dienstagvormittag (08:00 – 12:00 Uhr) und Donnerstagnachmittag (13:00 – 17:00 Uhr)

Jetzt Abholung buchen unter 069 – 95 92 99 90

Einzugsgebiet

Folgend die Preisgestaltung (zzgl. 19% Umsatzsteuer) nach Einzugsgebiet, dargestellt mit den roten Kreisen auf der obigen Karte. Maßgeblich ist die Entfernung zur Brüder-Grimm-Straße 13, 60314 Frankfurt am Main:

  • Stadtgebiet Frankfurt bis 5 KM:                                                0 7,90 EUR
  • Frankfurt am Main & nahe gelegene Orte bis 12 KM:        12,90 EUR
  • Frankfurt am Main & nahe gelegene Orte bis 20 KM:        14,90 EUR
  • Alles über 20 KM / Individuelle Fahrten:                                Individuell